برای راه‌اندازی دفتر کار، اولین فعالیتی که باید انجام دهید این است که تمامی وسایل و لوازم ضروری را برای آن خریداری کنید تا کارکنان بتوانند وظایف خودشان را به درستی انجام دهند. بسته به نوع دفتر کار و شرح وظایفی که دارد، لوازم اداری و تجهیزاتی که در آن استفاده می‌شود نیز متفاوت خواهد بود. ما در این مطلب قصد داریم لیست تجهیزات اداری که برای دفتر کار نیاز دارید را آماده کرده‌ایم.
به کمک لیست زیر، شما می‌توانید به راحتی وسایل ضروری را خریداری کنید و دفترتان را تجهیز نمایید و نگرانی بابت از قلم افتادن و یا مدیریت بودجه برای تجهیز دفتر کار خود نداشته باشید.
چرا باید از بهترین‌ها برای تجهیز دفتر کار استفاده کنیم؟
با استفاده از تجهیزات اداری با کیفیت شما می‌توانید شرایط آرام و راحتی را برای خود و کارکنان‌تان فراهم کنید. این موضوع باعث می‌شود که پرسنل بتوانند با انگیزه و خلاقیت بیشتری کار خودشان را انجام دهند و رضایت بیشتری هم از محل کارشان داشته باشند. همچنین استفاده از تجهیزات با کیفیت تصویر مثبتی از سازمان شما در ذهن مشتری‌های بالقوه ایجاد می‌کند و می‌توانید شرکت خودتان را به عنوان یک سازمان معتبر، پویا و قابل اعتماد معرفی کنید.
از طرفی دیگر استفاده از تجهیزات و مبلمان اداری با کیفیت و پایدار باعث کاهش هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و تعویض خواهد شد و خسارات شما را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد. علاوه بر این می‌توانید در زمانی که برای نصب، جابه‌جایی و سازمان‌دهی این وسایل صرف می‌کنید هم صرفه‌جویی نمایید.
چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار
اقلام کلی و نوشت‌افزار
هر دفتر کاری به یک سری وسیله اساسی نیاز دارد که برای رفع نیازهای خود باید حتما آن‌ها را تهیه کند. هرچند با کمک تکنولوژی می‌توانید کارهای زیادی را انجام دهید اما برخی اوقات لازم است یادداشت‌هایی را به صورت دستی روی کاغذ پیاده کنید.
حتی تا 10 سال آینده هم غالب شرکت‌ها از اسناد کاغذی کپی می‌گیرند و آن‌ها را در مکانی نگهداری خواهند کرد. بنابراین تهیه نوشت‌افزار یا همان لوازم‌التحریر، هم‌چنان در صدر لیست تجهیزات و وسایل دفتر کار است.
این وسایل معمولا قیمت گرانی ندارند و شما می‌توانید آن‌ها را از هر فروشگاهی تهیه کنید یا به صورت اینترنتی سفارش دهید. حتی اگر خیلی هم به این وسایل نیاز ندارید بهتر است همیشه آن‌ها را در دسترس داشته باشید تا در صورت لزوم خیلی معطل نشوید. این لوازم به شرح زیر هستند:
- پوشه
- خودکار
- لاک غلط گیر
- کلاسور
- کاغذ چاپ
- دفترچه برنامه‌ریزی
- تقویم
- منگنه
- سوزن منگنه
- قیچی
- ماشین حساب
- گیره کاغذ
- کاغذ یادداشت
- ماژیک
- گیره پوشه
- ماژیک هایلایت
- چسب
- کش پول
- ارگانایزر میز
- پایه چسب
- جوهر پرینتر
- زیر مانیتوری
- زیر پایی
- پشتی طبی
لوازم دیجیتال
امروزه کار کردن بدون ابزار تکنولوژی عملا ممکن نیست؛ به همین خاطر اگر شما هم می‌خواهید دفتر کار خودتان را راه‌اندازی کنید باید حتما این لوازم را تهیه کنید.
- کامپیوتر رومیزی
- لپتاپ
- مانیتور
- تبلت
- اسپیکر
- مودم و تجهیزات شبکه
- پرینتر
- دستگاه کپی
- اسکنر
- کاغذ خردکن
- هارد اکسترنال
- فلش مموری
- محافظ برق
- سیستم تلفن و سانترال
وسایل نگهداری اسناد اداری
برای نظم‌دادن به محیط کار و ساماندهی اسناد آن، به تجهیزات بایگانی و نگهداری نیاز دارید. با استفاده از این وسایل می‌توانید پرونده‌ها و اسناد خودتان را دسته‌بندی کنید و در صورت لزوم به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. این وسایل به شرح زیر هستند.
- زونکن
- کازیه
- کلیربوک (آلبوم نگهداری از اوراق)
- قفسه
- کتابخانه
- جامجله‌ای
- جعبه بایگانی
- تقسیم‌کننده کشو
- کمد بایگانی
ابزار برگزاری جلسات
لوازم زیر می‌توانند در هنگام برگزاری جلسات به شما کمک کنند که به راحتی اطلاعات مختلف را با دیگر همکاران به اشتراک بگذارید.
- وایت‌برد
- ماژیک وایت‌برد
- تخته سیاه
- گچ
- تخته پاک‌کن
- تابلو اعلانات
- پونز
- سه پایه
- پروژکتور نمایش اسلاید
- سیستم کنفرانس تلفنی
- صندوق پیشنهادات
لیست لوازم آشپزخانه و غذاخوری (سلف)
در دفاتر کار، آشپزخانه مکانی عمومی برای صرف صبحانه و ناهار است. البته اگر آشپزخانه کوچکی دارید یا تعداد پرسنل زیاد است، قطعا فضایی برای غذاخوری در دفتر کار وجود دارد. شما باید لوازم ضروری آشپزخانه و غذاخوری را تهیه کنید تا کارکنان بتوانند در هنگام آماده‌سازی و صرف غذا از آن‌ها استفاده کنند. مهمترین این وسایل را در ادامه نوشته‌ایم.
- قهوه ساز
- کتری
- قوری
- لیوان
- فنجان
- سینی
- بشقاب
- ست کاتلری (قاشق، چنگال، چاقو و …)
- سبد
- لگن
- آب سرد کن
- یخچال فریزر
- مایکرو ویو
- اجاق گاز
- میز و صندلی غذاخوری
- سفره یک‌بار مصرف
تجهیزات ایمنی دفترکار
ایمنی موضوع مهمی است که همیشه باید اولویت شما باشد. شما باید همیشه وسایل ضروری را تهیه کنید تا در صورت بروز اتفاق در دسترس باشند و بتوانید از گسترده‌ترشدن آن جلوگیری کنید. این وسایل به شرح زیر هستند:
- جعبه کمک‌های اولیه
- کپسول آتش‌نشانی
- چراغ قوه
- باطری
- مخروط ترافیکی
- آلارم آتش‌سوزی
- آلارم مونوکسید کربن
لیست مبلمان مورد نیاز دفتر کار
در کنار تمامی وسایل مورد نیاز نوشتاری و دیجیتالی، انتخاب مبلمان اداری مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه همراه ما باشید تا با انواع مبلمانی که می‌توانید برای دفتر کار خود تهیه کنید، آشنا شویم.
میز اداری
نمی‌توان در مورد چک لیست تجهیزات اداری صحبت کرد و اهمیت میز اداری را نادیده گرفت. میز اداری یکی از مهمترین وسایل موردنیاز در فضای کار است و وجود آن باعث می‌شود که کارمندها بتوانند وظایف خود را به شکل بهینه انجام دهند.
مهمترین میزهای اداری، میز مدیریت و میز کارشناسی هستند اما یک میز کنفرانس مدرن نیز کاربری خاص خود را در دکوراسیون اداری دارد. در ادامه با انواع میز اداری براساس کاربری آشنا خواهیم شد:
- میز اداری مدیریت: این نوع میز برای استفاده در اتاق‌های مدیریت طراحی شده‌اند. انواع میز مدیریت مدرن یا کلاسیک، معمولا با استفاده از متریال باکیفیتی تولید می‌شود و طرح‌های شیک و لوکسی هم دارند.
با استفاده از این نوع میز می‌توانید شخصیت و اعتبار فرد مسئول سازمان را به نمایش بگذارید. میزهای مدیریت دارای فضای بزرگی هستند و کشوهای متعددی هم برای نگهداری اسناد و لوازم دارند.
- میز اداری کارمندی: این نوع میز همانطور که از اسم آن مشخص است برای کارکنان سازمان طراحی شده است و جنس ساده‌تری دارد. در طراحی میزهای کارمندی، بیشتر کاربردی بودن آن مدنظر قرار می‌گیرد و هدف از طراحی آن، فراهم کردن شرایط مناسب برای انجام کار و بهبود عملکرد و رضایت کارکنان است.
- میز اداری کنفرانس: این میز، در اتاق جلسات قرار می‌گیرند و معمولا با جنس‌های سخت و طرح‌های رسمی ساخته می‌شوند. شما می‌توانید برای اطلاع از وسایل اتاق کنفرانس، مقاله لیست تجهیزات اتاق کنفرانس را مطالعه کنید.
- میز پذیرش: معمولا اولین جایی که مراجعه‌کنندگان پس از ورود به دفتر کار شما می‌بینند، بخش پذیرش دفتر است. به همین خاطر میزهایی که در این قسمت قرار می‌گیرند طرح‌های جذابی دارند. هدف از استفاده از این میزها نشان دادن هویت و هدف سازمان و خلق احساس خوشامدگویی برای بازدیدکنندگان است.
- میز کارگروهی: در فضاهایی که نیاز به کار تیمی و تعامل است از میزهای کارگروهی استفاده می‌شود.
هدف از طراحی این نوع میز، فراهم کردن امکان همکاری و یادگیری مشترک بین کارکنان در فضایی با متراژ کم است. گاهی اوقات، برخی از انواع میز کارگروهی به صورت قابل تغییر طراحی می‌شوند و می‌توانید با برداشتن دیواره جداکننده (دیوایدر)، از آن‌ها به عنوان میز جلسه یا میز کنفرانس استفاده کنید.
صندلی اداری
یکی دیگر از تجهیزات بسیار مهمی که برای تجهیز دفتر کار به آن نیاز دارید صندلی اداری است. انواع صندلی اداری بسته به نوع کاربری در دسته‌بندی‌های زیر قرار می‌گیرند:
- صندلی مدیریتی: این نوع صندلی برای استفاده در اتاق مدیریت طراحی شده است و با ظاهری جذاب و لوکس طراحی می‌شوند تا اعتبار شخص و سازمان به خوبی دیده شود. این صندلی‌ها ابعاد نسبتا بزرگ‌تری دارند و برای رویه آن‌ها نیز معمولا از روکش چرم استفاده می‌شود تا ظاهر خاصی داشته باشند.
- صندلی کارمندی و کارشناسی: کارکنان شما از صندلی‌های کارمندی و کارشناسی استفاده می‌کنند. در طراحی این صندلی‌ها توجه ویژه‌ای به ارگونومی می‌شود تا کارکنان بخش‌های مختلف بتوانند ساعت‌ها روی صندلی بنشینند و احساس خستگی نکنند.
صندلی کارشناسی طراحی ساده‌تری نسبت به صندلی مدیریت دارند و بیشتر به کارایی صندلی توجه می‌شود. صندلی‌های کارمندی دارای پشتی متوسط و دسته‌های پلاستیکی یا فلزی هستند. رویه این صندلی نیز می‌تواند چرم، پارچه یا مش باشد.
- صندلی کنفرانس: در فضاهای همفکری و برگزاری جلسات از صندلی کنفرانس استفاده می‌شود. این صندلی‌ها بسته به نوع استفاده معمولا ساختار مقاوم‌تری هم دارند و طراحی آن‌ها نیز نسبتا رسمی است. هدف از استفاده از این صندلی‌ها فراهم کردن فضای لازم برای بحث و تبادل نظر است. بسته به نیاز شما این صندلی‌ها می‌توانند دارای پوشش چرم، مش یا پارچه‌ای باشند.
- صندلی انتظار: معمولا قبل از برگزاری جلسات، افراد شرکت‌کننده ممکن است مجبور باشند چند دقیقه منتظر بمانند. برای این افراد از صندلی انتظار استفاده می‌شود. با توجه به این‌که ممکن است زمان انتظار طول بکشد، توصیه می‌شود از صندلی‌هایی راحت برای این منظور استفاده شود تا مراجعین قبل از برگزاری جلسه کلافه نشوند.
- مبل اداری: در کنار انواع صندلی اداری، مبل اداری نیز باید تهیه شود. انواع مبل اداری در طرح‌های مختلف با روکش‌های متنوع، نقش مهمی در مبلمان دفتر کار شما دارند. کاربری مبل اداری به‌عنوان نشیمنی برای استراحت کارکنان، مبل انتظار مراجعین و پذیرایی از مشتریان ویژه تعریف می‌شود.
اکسسوری اداری
اکسسوری اداری، یک لیست بلندبالا از وسایلی است که بسته به نیاز و سلیقه خود می‌توانید آن‌ها را تهیه کنید. این وسایل شامل لوازم تزئینی، لوازم نورپردازی، گل و گلدان، ساعت، آینه، کتابخانه اداری و سایر وسایلی است که به کامل‌شدن دکوراسیون و تجهیزات دفتر کار شما کمک می‌کنند.
جمع‌بندی
در این مقاله در مورد تجهیز دفتر کار و تهیه لوازم ضروری برای آن صحبت کردیم و لیست تجهیزات اداری را به شما به اشتراک گذاشتیم.
این چک‌لیست شامل بسیاری از وسایلی است که در ابتدای راه‌اندازی دفتر کار ممکن است به آن‌ها نیاز داشته باشید. البته بسته کاربری موردنظر شما ممکن است به لوازم دیگری هم نیاز داشته باشید. شرکت مبلمان اداری الوند با عرضه انواع میز، صندلی، مبل، کتابخانه و پارتیشن اداری، آماده تجهیز انواع فضاها و دفاتر کار در سراسر ایران است.
