ما تقریباً 30 درصد از زندگی خود را در محل کارمان می‌گذرانیم و این مقدار از هر نظر، زمان قابل توجهی است. با توجه به اهمیت فضای کار در روحیه و راندمان کاری افراد، اغلب مدیران به دنبال استفاده از تکنیک‌های مختلف مانند تغییر شیوه‌ی چیدمان دفاتر خود هستند تا به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک کنند. در نتیجه، امروزه انواع مختلفی از فضاهای کاری مورد توجه قرار گرفته‌اند تا افراد در ساعات کاری، احساس خستگی کمتری داشته باشند و بتوانند از زمان کاری خود به بهترین شیوه استفاده کنند. اگر نگاه دقیق‌تری به تفاوت فضای کار گروهی و فضای کار فردی داشته باشید، می‌توانید محیط کاری متناسبی را برای دفتر خود برگزینید.
بررسی انواع فضای کاری
بدون در نظر گرفتن اینکه شما مدیر یک شرکت بزرگ، یک استارتاپ یا یک شرکت نوپا هستید، توجه به انواع مختلف فضای کاری می‌تواند نقش مهمی در افزایش راندمان کاری کارکنان شما داشته باشد. در واقع، شما از طریق ایجاد محیط کاری مناسب، نه‌تنها به شیوه‌ای بهتر معرف کسب و کار خود هستید، بلکه به نیازهای کارکنان خود نیز بهتر پاسخ می‌دهید. این موضوع در کیفیت کار آن‌ها تأثیرگذار خواهد بود. در این بخش به بررسی چندین مدل فضای کاری محبوب می‌پردازیم:
فضای کار اشتراکی و گروهی
فضاهای کار گروهی به شما این امکان را می‌دهند که در کنار سایر کارمندان در دفاتر کار کنید. افرادی که اهمیت فضای کار مشترک را درک کرده‌اند و علاقه‌مند به کار در چنین فضایی هستند، با اجاره کردن یک دفتر می‌توانند به‌‌راحتی مشغول به کار شوند و از مزایای شبکه‌سازی با سایر افراد بهره ببرند. در چنین فضایی، کارکنان در طول روز کاری با دیگران تعامل دارند و هزینه‌های اولیه‌ی آن‌ها نیز برای شروع کسب و کارشان به شدت کاهش پیدا می‌کند. فضاهای کاری اشتراکی در مقایسه با فضاهای کاری سنتی، انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و معمولا دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی مانند اتاق استراحت، اتاق بازی و گاردن روف هستند. در این شرایط، معمولا کارکنان از یک میز مشترک استفاده می‌کنند. پس بهتراست مزایا و معایب میز کار گروهی را بدانید.
فضای کار فردی و دفاتر خصوصی
دفاتر کار خصوصی و یا فردی، شامل یک یا چند اتاق مجزا می‌شوند که در یک ساختمان قرار دارند و منحصراً به یک نهاد شخصی اجاره داده می‌شوند. دفاتر خصوصی، فضایی آرام و امن را برای شما فراهم می‌کنند. هم‌زمان به شما این امکان را می‌دهند که در صورت تمایل به جامعه‌ی حرفه‌ای گسترده‌تری بپیوندید. این نوع دفاتر روشی مقرون به‌صرفه برای اجاره‌ی فضای تجاری هستند. زیرا شما فقط برای فضای طبقه مورد نیاز خود هزینه می‌کنید و در عین حال امکان دسترسی به اتاق کنفرانس، اتصال به اینترنت و… را نیز دارید.
فضای کار سازمانی
به‌طور کلی، ما در آستانه‌ی یک دوره‌ی جدید از ارائه‌ی شیوه‌های کاری مختلف هستیم که در آن مدیران و کارکنان شروع به درک مزایای فضاهای کاری پویا کرده و به آن‌ها روی آورده‌اند. برای مثال، فضای کار سازمانی نوعی از فضای اداری مدیریت شده است که متناسب با نیازهای تیم‌های بزرگ‌تر قابل ارتقا خواهد بود و مناسب برای استارت‌آپ‌ها و فریلنسرها است.
تفاوت دیزاین دفاتر کار گروهی با دفاتر کار فردی
طراحی فضای کاری اشتراکی می‌تواند دشوار باشد؛ چراکه گروه متنوعی از کارکنان انتظار دارند فضای کاری، متناسب با سبک کاری منحصربه‌فرد آن‌ها باشد. از طرفی در دنیای کار مشترک، یک چیدمان محیط کاری مناسب برای همه افراد وجود ندارد. اما شما می‌توانید با در نظر گرفتن برخی از مسائل، طراحی فضا را به‌گونه‌ای تغییر دهید که اکثریت افراد راضی باشند. در ادامه، به بررسی تفاوت فضای کار گروهی و فضای کار فردی از نظر طراحی و هزینه‌ها خواهیم پرداخت.
تفاوت طراحی فضای کاری فردی و گروهی
یکی از مزیت‌های اصلی استفاده از فضای کار گروهی این است که شما بلافاصله می‌توانید شروع به کار کنید. این محیط کاری شامل انواع مبلمان اداری ، المان‌های دکوراسیون داخلی، تلفن و دسترسی به اینترنت مورد نیاز شما خواهد بود؛ در نتیجه به سرعت آماده راه‌اندازی است. اما برای ایجاد یک فضای مستقل کاری، شما باید زمان بیشتری را صرف خریداری وسایل مورد نیاز و طراحی مناسب دفاتر خود کنید.
تفاوت هزینه‌های فضای کاری فردی و گروهی
فضای کار گروهی امکانات رفاهی مختلفی را به شما ارائه می‌دهد، اما نکته‌ی مهم این است که هزینهی بالایی باید برای آن پرداخته شود. به‌طور کلی، میانگین هزینه‌های ماهانه‌ی یک فضای کار مشترک می‌تواند چند برابر بیشتر از اجاره‌ی یک فضای اداری خصوصی باشد. البته این فاکتور بسته به اولویت شما می‌تواند اهمیت کمتری پیدا کند. به‌طور مثال، اگر به دنبال راه‌اندازی هر چه سریع‌تر کسب و کار خود هستید و یا انعطاف‌پذیری محیط کاری برای شما اهمیت بیشتری دارد، این سرمایه‌گذاری در طولانی‌مدت ارزش بیشتری برای شما خواهد داشت.
کار گروهی چه مزایا و معایبی نسبت به کار فردی دارد ؟
هنگامی‌که به دنبال انتخاب یک مدل فضای کاری برای کسب و کار خود هستید، می‌توانید از فضاهای کار گروهی یا یک فضای کار فردی بهره ببرید که هرکدام مزایا و معایب خود را دارند. هم‌چنین بسته به نوع کسب و کار، ترجیحات و اینکه چگونه می‌خواهید برند خود را معرفی کنید، دفتر کار شما می‌تواند متفاوت باشد. از این رو، باید نسبت به تفاوت فضای کار گروهی و فضای کار فردی دیدگاه جامع‌تری داشته باشید تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید.
فضای کار گروهی
فضاهای کار گروهی اغلب دارای یک طرح با محیط کاری اشتراکی می‌شوند و به منظور حفظ محیط همکاری، ارتباط کارکنان و افزایش خلاقیت، معمولاً شامل اجزای مبلمان اداری راحت، فناوری مشترک مانند چاپگرها و Wi-Fi هستند. این فضاها مزایا و معایب دیگری نیز دارند که باید به آن‌ها توجه کرد:
مزایای فضای کار گروهی
- فضای کاری گروهی به افراد امکان می‌دهد با بخش‌های مختلف ارتباط برقرار کنند و ایده بگیرند.
- . در این فضا، فرصت همکاری و شبکه‌سازی با افرادی وجود دارد که ممکن است در غیر این صورت، امکان ملاقات با آن‌ها بسیار کم باشد.
- بدون پرداخت هزینه‌های متفرقه مانند هزینهی آب و برق، بازسازی و مبلمان، شما می‌توانید مشغول به کار شوید. در واقع هیچ هزینهی اولیه یا تعهد بلندمدتی برای این نوع فضای کاری وجود ندارد.
معایب فضای کار گروهی
- در حالی که فضاهای کار گروهی نسبت به دفاتر سنتی برای شروع کار هزینهی کمتری خواهند داشت، اما ممکن است ماهانه هزینهی بیشتری را متحمل شوید.
- مناطق شلوغ می‌توانند حواس‌پرتی ایجاد کنند و موجب کاهش تمرکز کارکنان شوند.
- اگر می‌خواهید یک تصویر حرفه‌ای از برند خود ارائه دهید، ممکن است فضای کار گروهی بهترین مکان برای برگزاری جلسه با مشتریان نباشد.
فضای کار فردی
چیدمان فضاهای اداری سنتی که با هدف افزایش تمرکز کارکنان ساخته شده‌اند، می‌تواند مانند یک فضای کار مشترک باشد و یا به اتاقک‌ها و دفاتر مختلف تقسیم شود. ضمن اینکه، اتاق‌های کنفرانس برای جلسات گروهی در این نوع دفاتر مشخص شده‌اند و شما کنترل کاملی بر بخش‌های مختلف دفتر خود خواهید داشت. مزایا و معایب دیگر این فضا را در بخش زیر ذکر می‌کنیم:
مزایای فضای کار فردی
- فضاهای اداری فردی، محیط‌های آرام با امکان ایجاد حواس‌پرتی کمتری را به کارکنان ارائه می‌دهند.
- همان‌طور که از نام این فضای کاری پیداست، اولویت در این فضا، تشویق کارکنان به انجام فردی کارها است.
- حریم خصوصی برای مشتریان در این فضا بهتر حفظ می‌شود.
- برند سازی شخصی در این فضا راحت‌تر است.
معایب فضای کار فردی
- امکان شبکه‌سازی و برقراری ارتباط با افراد خارج از حوزه کاری کارکنان کمتر است.
- دفاتر فردی موانعی بین کارمندان ایجاد کرده و تا حد زیادی امکان همکاری و ارتباط بین آن‌ها را کمرنگ می‌کنند.
- این دفاتر اغلب با اجاره‌نامه‌های بلندمدت به افراد ارائه می‌شوند.
کدام فضای کاری برای شما بهتر است؟
اگر کسب و کار شما نسبتاً کوچک است یا به‌تنهایی کار می‌کنید، ممکن است فضاهای کار مشترک برای شما بهتر باشند. این فضاها راهی عالی برای صرفه‌جویی در هزینه‌های اولیه و افزایش بهره‌وری هستند. هم‌چنین اگر می‌خواهید یک تیم خلاق با مشارکت بالا داشته باشید، فضاهای کاری اشتراکی بهترین گزینه خواهند بود. چراکه فرصت‌های زیادی برای شبکه‌سازی، همکاری در بین افراد و برقراری ارتباط بین تیم‌ها وجود دارد.
لازم به ذکر است، کارکنانی که اغلب با مشتریان ملاقات می‌کنند، ممکن است فضای اداری خصوصی و فردی را ترجیح دهند. علاوه‌بر این، فضاهای اداری سنتی کمتر موجب حواس‌پرتی می‌شوند و حریم خصوصی را برای کارکنان ایجاد می‌کنند.
جمع‌بندی
در صورتی که طراحی محیط کاری به درستی انتخاب نشده باشد، برآورده ساختن نیازهای کارکنان در فضای کاری امکان‌پذیر نخواهد بود. در نتیجه، قبل از اجاره یک فضای کاری مشترک و یا فضای کار اختصاصی بهتر است با یک متخصص طراحی محیط کاری مشورت کنید تا بتوانید بر اساس تفاوت فضای کار گروهی و فضای کار فردی بهترین تصمیم ممکن را اتخاذ نمایید و در صورت لزوم برای خرید میز کار گروهی اقدام نمایید.
