دنیای امروز، دنیای همکاری و تعامل است و موفقیت سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز در گرو، کار گروهی کارکنان است. انجام کارها در قالب تیم، بیش از گذشته مورد توجه مدیران است و بر میزان این توجه نیز روز به روز افزوده می‌شود. اما انجام کارها به شکل گروهی و تعامل بیشتر، قطعاً به امکاناتی نیاز دارد. همین تفکر، تولیدکنندگان مبلمان اداری را بر آن داشت تا دست به خلاقیت زده و محصولی نوین ارائه دهند. محصولی که حالا همه آن را با عنوان میز کارگروهی می‌شناسیم. اما میز کار گروهی چیست و برای چه مشاغلی مناسب است؟
در این نوشتار، مفصل به این پرسش‌ها، پاسخ خواهیم داد. اما پیش از پرداختن به آن‌ها، ببینیم که میز کارگروهی محصول چه دورانی است. رونق اینترنت در دهه 90 میلادی و ورود به برهه‌ای که از آن با نام دوره دات کام یاد می‌شود، محیط‌های کاری را دست‌خوش تغییرات فراوانی کرد.
طراحی دفاتر کار از اتاق‌های بسته به محیط‌های باز تبدیل شد و میزهای جدا افتاده در اتاق‌ها، کنار هم چیده شدند. این تغییر مهم، باعث شد تا شرکت بزرگی مثل هرمان میلر، نخستین صندلی اداری توری را به دنیا معرفی کند.
یک صندلی اداری ارگونومیک، که هم راحت بود و هم سبک. این تغییر و تحولات، رونق بسیاری به حوزه مبلمان اداری بخشید. طراحان مبلمان اداری نیز بر آن شدند تا تحولاتی در طراحی میزهای اداری پدید آورند. میزهای کارگروهی محصول همین تحولات است.
میز کار گروهی چیست ؟
در پاسخ به این پرسش که میز کار گروهی چیست ؛ می‌توان گفت میز کار گروهی یک میز اداری است که فضای کار را برای بیش از یک نفر پدید می‌آورد.
میزهای کار گروهی از لحاظ سبک، به میزهای اداری مدرن تعلق دارد. این میزها در ابعاد و اشکال مختلف، توسط تولیدکنندگان مبلمان اداری عرضه می‌شوند. در بازار ایران نیز تولیدکنندگان بسیاری از جمله مبلمان اداری الوند ، انواع مختلف آن را تولید کرده و به فروش می‌رسانند.
همان‌گونه که در بالا اشاره کردیم، میزهای کار گروهی برای بیش از یک نفر طراحی می‌شوند. کوچک‌ترین میز کار گروهی، برای استفاده دو نفر است. مدل رایج دیگر، میز کار گروهی 4 نفره است.
در کل، میزهای کارگروهی معمولاً مضربی از دو هستند. گاهی مشتری برای تعدادی که عدد آن فرد است، درخواست میز دارد. در چنین حالتی معمولاً یک میز کار گروهی 2یا 4 نفره به همراه یک میز تک نفره ساخته می‌شود. میز تک نفره برای سرپرست گروه و در موقعیتی عمود بر میز کار گروهی قرار می‌گیرد.
در حالت دیگر، میز به شکلی خاص با یک سطح واحد، طراحی می‌شود. سپس سطح میز با دیوایدر برای سه یا پنج نفر تقسیم می‌شود.
میز کار گروهی برای چه مشاغلی مناسب است؟
پس از این، متوجه شدیم میز کار گروهی چیست؛ حالا وقت آن است که بدانیم این میز برای چه کسب و کارهایی مفید است. میز کار گروهی محصول تغییر رویکرد مشاغل از کار در محیط‌های انفرادی به فعالیت در محیط‌های باز و تعاملی است.
این تغییر رویکرد، سبک دکوراسیون اداری را متحول کرد و باعث پدیدار شدن شکل جدیدی از آن شد. طراحی اداری دفاتر به شکل باز (open office) که مستلزم کار گروهی، همکاری و همفکری کارکنان برای پیشبرد امور است. از این رو می‌توان اذعان داشت اگرچه مزایا میز کار گروهی زیاد است؛ اما برای همه مشاغل مناسب نیست!
میزهای کار گروهی برای آن دسته از کسب و کارهایی مفید است که در وهله نخست، اغلب کارمندان با رایانه کار کنند. از سوی دیگر نوع کار باید بر اساس تعامل گروه‌های کاری تعریف شده باشد؛ گروه‌هایی که با همکاری و همفکری یکدیگر، کار را به انجام می‌رسانند. در چنین محیطی برای هر گروه با توجه به تعداد نفرات، می‌توان از میز کارگروهی استفاده کرد.
مزایا میز کار گروهی
میزهای کار گروهی این روزها طرف‌داران بسیاری دارد و انتخاب مشاغل مدرن زیادی است. دلیل آن هم واضح است؛ مزایای این مدل از انواع میز اداری افراد را به خرید آن تشویق می‌کند. در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مزایای این میز اداری میپردازیم.
-
صرفه‌جویی در فضای کار
نخستین مزیت میز کار گروهی و شاید مهم‌ترین آن، صرفه‌جویی در فضاست. میز کار گروهی این قابلیت را دارد که هم‌زمان مورد استفاده چند نفر قرار بگیرد.
مدیران با انتخاب این مدل میز به جای میزهای تک نفره، می‌توانند افراد بیش‌تری را در فضای کم‌تری جای دهند. انتخاب این رویکرد، در نهایت منجر به کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
-
تسهیل روابط و بالا بردن سطح تعامل کارکنان
دومین مورد از مزایا میز کارگروهی ، ساده کردن روابط افراد با یکدیگر است. در چنین شرایطی، کارکنانی که بر روی یک موضوع مشترک کار می‌کنند، در لحظه می‌توانند با یکدیگر وارد گفت‌و‌گو شوند؛ مشکلات را بیان کرده و به راه‌حل مناسب برسند. این موضوع در نهایت، به افزایش بهره‌وری کارکنان منجر خواهد شد.
-
مدیریت سریع و آسان افراد
دیگر مزیت میز کار گروهی، اثری است که بر مدیریت گروه می‌گذارد. مدیران گروه‌ها و مدیران ارشد شرکت‌ها، در لحظه به تعداد زیادی از کارکنان دسترسی دارند.
این فایده، نه تنها دسترسی مدیران به اعضای گروه را تسهیل کرده بلکه آنان را از برگزاری بسیاری از جلسات بی‌نیاز کرده و مدیریت را ساده‌تر می‌کند.
-
صرفه جویی در هزینه خرید وسایل اداری
دیگر مزیت میز کار گروهی، صرفه‌جویی در وسایل و لوازم جانبی است که در هر دفتر کاری نیاز است. در گذشته، در دفاتر کار تک نفره، معمولاً لوازمی مانند پرینتر، اسکنر و دستگاه فاکس، برای هر فرد وجود داشت.
اما حالا با وجود میزهای کار گروهی و نزدیکی کارکنان گروه به یکدیگر، می‌توان از دستگاه‌های مشترک استفاده کرد. ضمن این که در یک فضای اداری با وجود میزهای کارگروهی، می‌توان از منابع اشتراکی برای استفاده از برق یا شبکه استفاده کرد.
-
صرفه‌جویی در هزینه خرید مبلمان اداری
یکی دیگر از مزایا میز کار گروهی ، پرداخت هزینه کم‌تر برای خرید مبلمان اداری است. به طور معمول خرید یک میز کار گروهی 4 نفره، نسبت به خرید 4 عدد میز اداری تک نفره، هزینه کم‌تری دارد.
این یعنی اگر برای کسب و کاری، میز کار گروهی مناسب است، می‌توان در هزینه مبلمان اداری صرفه‌جویی کرد.
معایب میز کار گروهی
با وجود مزایا میز کار گروهی ، نباید از نظر دور داشت که معایبی نیز برای آن وجود دارد. البته مهم است بدانید که میز کار گروهی به خودی خود عیبی ندارد. آن‌چه به‌عنوان معایب بیان می‌کنیم در واقع پیامدهایی است که استفاده از این محصول به همراه دارد.
-
چالشی برای حریم خصوصی افراد
نخستین مورد از معایب میز کار گروهی ، این است که حریم خصوصی افراد را دچار چالش می‌کند. در دفاتر کاری که پلان آن‌ها باز است و از میزهای کار گروهی استفاده می‌شود، حریم خصوصی افراد، کم‌تر از هنگامی است که در فضاهای مجزا کار می‌کنند.
-
آرامش کم‌تر در محیط اداری
دومین مورد، ایجاد شلوغی و سر و صدا در محیط است. وجود این میز اداری، افزایش همکاری و تعامل افراد گروه را به همراه دارد و این یعنی آرامش محیط کار، کم‌تر است.
-
تمرکز کم‌تر
سومین مورد از معایب میز کار گروهی ، اختلال در تمرکز کارکنان است. کارکنانی که به‌صورت مشترک بر روی یک میز کار می‌کنند، قطعاً نسبت به افرادی که در دفاتر بسته کار می‌کنند، تمرکز کم‌تری دارند.
از این رو این محصول با وجود همه کارآمدی، برای برخی از کسب و کارها، گزینه مناسبی نیست؛ به ویژه مشاغلی که نیاز به دقت، آرامش و تمرکز فراوانی دارند.
سخن پایانی
میز کار گروهی، بخش مهمی از مبلمان اداری دفاتر مدرنی است که به شکل پلان باز طراحی می‌شوند. در این دفاتر که اساس کارشان معمولاً بر تعامل و همکاری گروه‌ها، نهاده شده، میزهای کارگروهی بسیار کارآمد هستند.
اما این محصول مفید، برای همه کسب و کارها نمی‌تواند کارآمد باشد. بنابراین بسیار مهم است که پیش از انتخاب، به یک پرسش مهم پاسخ داده شود: آیا میز کارگروهی برای کسب و کار من مناسب است؟ در اصل، بررسی معایب و مزایا میز کار گروهی ، پیش از انتخاب، نقش بسیار مهمی دارد. البته تفاوتی ندارد شما میز چند نفره انتخاب می‌کنید. مزایا و معایب میز کار 4 نفره برای میز کار 2 نفره نیز صادق است.
ما در این نوشتار، در ابتدا به این پرسش که میز کار گروهی چیست؟ پاسخ دادیم. در مورد مزایا میز کار گروهی و معایب آن، صحبت کردیم. حتی به این پرسش که برای کدام مشاغل مناسب است نیز، جداگانه پرداختیم. حالا نوبت شماست که بررسی کنید، ببینید خرید میز کار گروهی ، برای کسب و کارتان مناسب هست یا خیر؟ در ضمن اگر برای رسیدن به نتیجه، نیاز به اطلاعات بیش‌تری دارید با ما تماس بگیرید. کارشناسان ما در مبلمان اداری الوند، آماده پاسخ‌گویی به شما هستند.
