شناخت ۶ استاندارد تجهیزات اداری

تجهیزات اداری وسایل بسیار مهمی هستند که هر دفتر کاری برای عملکرد بهینه و موثر به آن‌ها نیاز دارد. این تجهیزات به برقراری ارتباط، مدیریت اطلاعات، بهره‌وری و رعایت اصول ارگونومی کارکنان کمک می‌کنند و باعث می‌شوند که تجربه بهتری از کار کردن داشته باشند. در سال‌های اخیر سازمان‌هایی مثل ISO و IEC با تدوین چندین استاندارد تجهیزات اداری تلاش کرده‌اند تا بهره‌وری و رضایت شغلی افراد را اتقاء دهند.

ما هم در این مقاله از مجله الوند، قصد داریم نگاهی به تاریخچه استاندارد تجهیزات اداری بیندازیم و انواع استانداردهایی که در این زمینه طراحی شده‌اند را بررسی کنیم.

چرا انتخاب تجهیزات اداری استاندارد مهم است؟

انتخاب تجهیزات اداری یک بخش مهم از راه‌اندازی هر کسب و کار یا شرکتی است. تجهیزات اداری وسایل ضروری‌ای هستند که امکان انجام فعالیت‌های روزانه مثل برقراری ارتباط، مدیریت اسناد و اطلاعات و… را به شما می‌دهند. انواع کامپیوتر، اسکنر، پرینتر، مبلمان اداری، میز اداری، لوازم تحریر، تجهیزات نظافت و ایمنی و… همگی در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند.

انتخاب تجهیزات اداری مناسب به شما کمک می‌کند که یک جریان کاری بهینه داشته باشید که باعث کاهش هزینه‌های شما و افزایش بهره‌وری می‌شود. همچنین این موضوع می‌تواند به بهبود تصویر برند و شهرت کسب و کار شما نیز در بین کارکنان، مشتری‌ها و شرکای تجاری به‌خصوص در هنگام برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها کمک کند. در این رابطه، می‌توانید مقاله لیست تجهیزات اتاق کنفرانس را در مجله الوند مطالعه کنید.

استاندارد تجهیزات اداری از چه زمانی و چرا ایجاد شد؟

تاریخچه استاندارد تجهیزات اداری یک موضوع مهم است که نشان‌دهنده تغییرات کار، تکنولوژی و جامعه است. استانداردهای تجهیزات اداری راهنماهایی هستند که کیفیت، امنیت، عملکرد، سازگاری و قابل استفاده بودن انواع تجهیزات اداری را تضمین می‌کنند.

تاریخچه ایجاد استاندارد تجهیزات اداری به زمان روی کار آمدن سازمان‌های بزرگی مثل ادارات دولتی و شرکت‌های تجاری بزرگ بر‌می‌گردد که به اسناد نوشتاری نیاز داشتند. این سازمان‌ها از انواع ابتدایی تجهیزات اداری مثل ماشین تایپ، ماشین‌حساب و فایلینگ استفاده می‌کردند. همچنین استانداردها و روش‌های خاص خودشان را هم برای مدیریت اطلاعات و برقراری ارتباطات داشتند. برای آشنایی کامل با این تجهیزات، مقاله لیست تجهیزات اداری را مطالعه نمایید.

در اوایل قرن بیستم بود که استاندارد تجهیزات اداری به صورت رسمی و گسترده در تمامی ادارات و شرکت‌ها مورد استفاده قرار گرفت. این اتفاق به چند دلیل مختلف رخ داد:

• توصیه مدیریت علمی و مهندسی صنعتی که از اصول و متدهای علمی برای افزایش بهره‌وری و عملکرد سیستم‌ها و پروسه‌های کاری استفاده می‌کردند.
• توسعه تکنولوژي‌های جدید مثل برق، تلفن، اتوماسیون اداری و دستگاه‌های دیجیتال که باعث خلق انواع جدیدی از تجهیزات اداری شد و روش طبیعی کار را تغییر داد.
• گسترش تجارت و همکاری‌های جهانی که باعث افزایش نیاز به سازگاری بین دستگاه‌ها و سیستم‌های مختلف در کشورها و مناطق مختلف شد.
• افزایش اهمیت فاکتورهای انسانی و ارگونومی که روی طراحی تجهیزات اداری و محیط‌هایی که با توجه به نیازهای فیزیکی و ذهنی کارکنان سازگاری دارند تمرکز داشتند.

این موضوع امروزه با پیشرفت دفاتر کاری نیز همچنان با قوت پابرجا مانده است. مثلا در تمامی فضاهای اداری از سنتی گرفته تا دفتر کار خانگی یا هوم آفیس، انتخاب تجهیزات باید براساس استانداردهای مدون باشد. برای آشنایی بیشتر با دفتر کار خانگی، به شما مطالعه مقاله وسایل هوم آفیس را پیشنهاد می‌کنیم.

مهمترین سازمان‌های توسعه استاندارد تجهیزات اداری

سازمان‌های مختلفی در توسعه استاندارد تجهیزات اداری دخیل بوده‌اند اما مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند.

• سازمان جهانی استاندارد (ISO) و کمیسیون بین‌المللی الکتروتکنیکال (IEC): این دو سازمان مسئولیت ایجاد استانداردهای جهانی در زمینه‌های مختلف از جمله IT، تجهیزات اداری، ارگونومی و دسترسی‌پذیری را برعهده دارند.
• موسسه ملی استاندارد آمریکا و کمیته اروپایی استاندارد: این دو سازمان به صورت منطقه‌ای فعالیت می‌کنند و مسئول تامین منافع و نیازهای شرکت‌ها و مناطق تحت پوشش خودشان در زمینه استاندارد هستند.
• کمیته ISO/IEC JTC 1/SC 28: این کمیته یک کمیته مشترک فنی است که روی توسعه استانداردهای مرتبط با تجهیزات اداری در زمینه دستگاه‌های کپی، پرینتر، فکس، پرینترهای چندکاره، وسایل مربوطه و… تمرکز دارد.

چه استانداردهایی برای تجهیزات اداری وجود دارد؟

سازمان‌هایی که در بخش قبلی معرفی شدند، استانداردهای مختلفی برای افزایش کیفیت، ایمنی و عملکرد تجهیزات اداری وضع کرده‌اند اما مهم‌ترین استانداردهای تجهیزات اداری به شرح زیر هستند.

1) استاندارد ISO 9241-5:1998

(نیازمندی‌های ارگونومیک برای کار با ترمینال‌های نمایشی بصری، بخش ۵: چیدمان ایستگاه‌های کاری)

این استاندارد قوانین ارگونومی برای چیدمان و نحوه قراردهی ایستگاه‌های کاری که از ترمینال‌های بصری استفاده می‌کنند را مورد بررسی قرار می‌دهد. قوانین طراحی و تهیه تجهیزات مربوط به میزهای کار شامل صندلی، میز، کیبورد، مانیتور و تجهیزات نورپردازی در این بخش قرار می‌گیرند. همچنین جنبه‌های فیزیکی و ذهنی کار با ایستگاه‌های کاری دارای ترمینال‌های بصری مثل فاصله تا مانیتور، حرکات چشم، خستگی و استرس در این استاندارد مورد بررسی قرار گرفته است.

2) استاندارد ISO 9241-9:2000

(نیازمندی‌های ارگونومیک برای کار اداری با ترمینال‌های نمایش بصری، بخش ۹: نیازمندی‌های کار با دستگاه‌های ورودی به غیر از کیبورد)

 این استاندارد همانطور که از اسم آن مشخص است، استانداردهایی که برای کار با دستگاه‌های ورودی غیر از کیبورد از جمله موس، ترک‌پد، تاچ‌پد، جوی‌استیک و قلم نوری را مورد بررسی قرار می‌دهد و ویژگی‌های عملکردی آن‌ها شامل دقت، رزولوشن، سرعت پاسخ‌دهی و … را تعیین می‌کند. همچنین متدهای مختلف برای بررسی قابلیت استفاده و سازگاری دستگاه‌های ورودی برای کاربران و کارهای مختلف نیز تحت همین استاندارد معرفی شده‌اند.

3) استاندارد ISO 9241-11:2018

(ارگونومی ارتباطات انسان و سیستم، بخش ۱۱: کاربردپذیری: تعاریف و مفاهیم)

استاندارد ISO 9241-11:2018 یک چهارچوب کلی برای درک مفاهیم مرتبط با کاربردپذیری و نحوه اعمال آن با سیستم‌های تعاملی و دیگر سیستم‌ها، محصولات و خدمات در اختیار ما قرار می‌دهد. این استاندارد توضیح می‌دهد که کاربردپذیری به چهار فاکتور زیر وابسته است:

• نیازهای کاربر
• ویژگی‌های کاربر
• اهداف
• نحوه استفاده

نیازهای کاربر نیازمندی‌ها، انتظارات، ترجیحات و ارزش‌های کاربران احتمالی را در نظر می‌گیرد و مشخصات کاربر هم ویژگی‌های فیزیکی، شناختی، احساسی و اجتماعی این کاربرها را شامل می‌شود. اهداف نیز به خروجی موردنظر یا هدف شما از کار با سیستم، محصول یا سرویس گفته می‌شود. در نهایت نحوه استفاده هم محیط و شرایطی است که از سیستم، محصول یا خدمات استفاده می‌شود.

این استاندارد اصول پایه کاربردپذیری شامل دخالت کاربر، نیازهای کاربر، کیفیت استفاده و نحوه بررسی کاربردپذیری را نیز تعیین می‌کند.

4) استاندارد ISO 9241-210:2019

(ارگونومی ارتباطات انسان و سیستم – بخش ۲۱۰: طراحی انسان‌محور سیستم‌های تعاملی)

استاندارد ذکرشده توصیه‌ها و نیازمندی‌های لازم برای طراحی انسان‌محور در طول عمر سیستم‌های تعاملی بر پایه کامپیوتر را تامین می‌کند. این استاندارد برای افرادی که مدیریت فرآیند طراحی را برعهده دارند ایجاد شده است. استاندارد مذکور روی نحوه توسعه اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سیستم‌های تعاملی به شکلی که ارتباط بین انسان و سیستم را بهبود ببخشند تمرکز دارد.

طراحی انسان‌محور یک روش طراحی است و هدف آن این است که سیستم‌های تعاملی برای افرادی که از آن‌ها استفاده می‌کنند قابل استفاده‌تر، رضایت‌بخش‌تر و در دسترس‌تر باشد. این پروسه شامل درک نیازها، مشخصات، اهداف و روش استفاده کاربران از این سیستم‌ها و کمک گرفتن از کاربران در پروسه‌های طراحی و بررسی می‌باشد. در این نوع طراحی به یک پروسه تکرارشونده و چندوجهی نیاز دارید که تمام تجربه کاربری را مدنظر قرار می‌دهد.

در این استاندارد منطق و مزایای استفاده از طراحی‌های انسان‌محور مثل افزایش کیفیت، عملکرد و پذیرش سیستم‌های تعاملی، کاهش ریسک خطاها و افزایش رضایت شغلی و سلامتی کاربران مدنظر قرار می‌گیرد. همچنین شش اصل طراحی انسان‌محور نیز در این استاندارد تعریف شده است که به شرح زیر هستند:

• طراحی شامل درک کامل کاربران، وظایف و محیط کار آن‌ها است.
• کاربران در تمام فرآیند طراحی و توسعه در نظر گرفته می‌شوند.
• طراحی براساس بازرسی‌ها و آزمایشات کاربرمحور انجام می‌شود.
• فرآیند تکرارشونده است.
• طراحی کل تجربه کاربری را مدنظر قرار می‌دهد.
• تیم طراحی باید دارای مهارت‌ها و دیدگاه چندوجهی باشد.

استاندارد ISO 9241-210:2019 نحوه برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌های طراحی انسان‌محور را هم مدنظر قرار می‌دهد و بخش‌های مختلف طراحی انسان‌محور مثل درک و مشخص کردن نحوه استفاده، مشخص کردن نیازهای کاربری، تهیه راهکارهای طراحی، بررسی و آزمایش طراحی را هم مشخص کرده است.

5) استاندارد ISO 10075-1:2000

ISO 10075-1:2000 یک استاندارد بین‌المللی است که اصول ارگونومی مربوط به حجم‌کار ذهنی را تعریف می‌کند. این استاندارد مفاهیم و عبارات مرتبط با حجم‌کار ذهنی، استرس ذهنی و فشار ذهنی را تعریف می‌کند. همچنین ارتباط بین این مفاهیم و تاثیر آن‌ها روی عملکرد و سلامتی انسان نیز توسط این استاندارد مورد بررسی قرار می‌گیرد.

براساس این استاندارد حجم‌کار ذهنی میزان کلی تلاش ذهنی موردنیاز یک فرد برای فراهم کردن شرایط انجام یک وظیفه یا شرایط خاص است. استرس ذهنی هم میزان اختلاف بین نیازهای یک شغل و منابع دریافتی و توانایی فرد برای کنار آمدن با آن‌ها است. فشار ذهنی تاثیر فوری یا با تاخیر استرس ذهنی روی وضعیت روانی، فیزیکی و رفتاری فرد است. علاوه بر این موارد در این استاندارد تفاوت بین فشار ذهنی و استرس ذهنی مثبت و منفی نیز مدنظر قرار می‌گیرد. استرس و فشار ذهنی مثبت به انگیزه، رضایت شغلی و سلامتی کاربر منجر می‌شود اما نوع منفی آن باعث خستگی، درماندگی و بیماری او خواهد شد.

شما هم اگر نیاز به اجرای پارتیشن استاندارد در دفتر کار خود دارد، می‌توانید قیمت پارتیشن اداری را از کارشناسان الوند جویا شوید.

6) استاندارد ISO 11226:2000

این استاندارد یک استاندارد بین‌المللی است که اصول ارگونومی مربوط به حالت‌های کار استاتیک را مورد بررسی قرار می‌دهد. حالت‌های کار استاتیک حالت‌هایی هستند که برای مدت طولانی بدون اعمال فشار خارجی یا با حداقل فشار خارجی حفظ می‌شوند. نشستن پشت میز، ایستادن پشت کانتر یا نگه داشتن یک وسیله نمونه‌هایی از حالت‌های کار استاتیک هستند.

استاندارد یاد شده، عبارات و تعاریف کلی مفاهیم مربوط به حالت‌های کار ثابت شامل وضعیت بدن، وضعیت سر، وضعیت دست‌ها و وضعیت مفاصل را مورد بررسی قرار می‌دهد. همچنین در این استاندارد محدودیت‌های مربوط به این وضعیت‌های ایستادن براساس تاثیری که روی سیستم اسکلتی عضلانی بدن دارد نیز تحت همین استاندارد تعریف خواهد شد.

در خاتمه باید به این نکته کلی توجه داشت که تمام تجهیزات اداری، باید به‌منظور رعایت این استانداردها طراحی و اجرا شوند. مثلا با وجود پیچیدگی طراحی و نصب یک پارتیشن اداری، اما لازم است تمامی اجزای آن، منطبق با استانداردها طراحی، تولید و اجرا گردد.

خرید آنلاین مبلمان اداری استاندارد

علاوه بر پارتیشن، شما می‌توانید اطلاعات انواع مبلمان اداری استاندارد از قبیل قیمت مبل، قیمت کتابخانه و قیمت صندلی اداری (توضیح: صندلی الوند عبارت اشتباهی است) را در وبسایت فروشگاه اینترنتی مبلمان اداری الوند مشاهده کرده و گزینه موردنظر خود را خریداری نمایید.

جمع‌بندی

تجهیزات اداری بخش مهمی از هر محیط کاری هستند؛ چرا که می‌توانند روی راحتی، ایمنی و بهره‌وری کارکنان تاثیرگذار باشند. به همین دلیل، استانداردهای تجهیزات اداری در محیط کار حتما باید رعایت شود. بسیاری از استانداردهای طراحی شده برای این لوازم و تجهیزات روی ارگونومی، کاربرد‌پذیری و مقاومت آن‌ها تمرکز دارند و تلاش می‌کنند انتخاب، چیدمان و نگهداری از تجهیزات اداری با نیازها و توانایی‌های کارکنان سازگار باشند, همچنین برای تهیه تمام این تجهیزات استاندارد، باید به یک فروشگاه تجهیزات اداری معتبر و مطمئن مراجعه کنید.

در این مقاله از مجله الوند، تلاش کردیم برخی از استانداردهای بین‌المللی که برای بهبود کیفیت کار و زندگی در اداره طراحی شده‌اند را مورد بررسی قرار دهیم تا شما بیشتر با این استانداردها آشنا شوید.