همانطور که جلسات مختلف برای پیشرفت یک کسب و کار مهم هستند، اتاق کنفرانس نیز از اهمیت بسیار بالایی برای کسب و کار شما برخوردار است. شما باید تمام تجهیزات ضروری برای کسب و کار خودتان را از قبل آماده کنید. علاوه بر این لازم است از بهترین تجهیزات و وسایل استفاده کنید تا تجربه مثبتی برای مشتریان ایجاد کنید.
برای اینکه چیزی از قلم نیافتد بهتر است لیست تجهیزات اتاق کنفرانس را آماده کنید. به این ترتیب می‌توانید تمامی تجهیزات موردنیاز خودتان را از قبل آماده نمایید. در ادامه با لیست تجهیزات اتاق کنفرانس آشنا خواهید شد.
انواع تجهیزات مورد نیاز برای اتاق کنفرانس
شما برای تجهیز اتاق کنفرانس خودتان به برخی وسایل نیاز دارید که وجود آنها ضروری است. این تجهیزات به شرح زیر هستند.
مبلمان اداری
مهم‌ترین وسیلهای که برای اتاق کنفرانس نیاز دارید، میز و صندلی کنفرانس است. هیچ جلسه‌ای نمی‌تواند به صورت سرپا برگزار شود. تعداد صندلی‌ها باید به اندازه کافی باشد و در عین حال بین صندلی‌ها نیز باید فضای کافی باشد تا افراد مختلف بتوانند به راحتی جابجا شوند. در صورتی که قرار است افراد از لپ‌تاپ یا کامپیوتر استفاده کنند هم بهتر است از میزهای بزرگتر استفاده کنید. در ادامه بیشتر با ویژگی‌های انواع صندلی اتاق کنفرانس و همچنین میز اتاق کنفرانس آشنا میشویم.
صندلی اتاق کنفرانس
ارگونومی ضعیف صندلی اتاق کنفرانس به صورت مستقیم روی بهره‌وری حاضرین در جلسه و خستگی آنها تاثیر دارد. برای مثال تصور کنید که مجبورید مدت زمان طولانی روی یک صندلی غیر راحت بنشینید و روی یک موضوع خاص تمرکز کنید. چنین کاری اصلا راحت نیست و در عین حال باعث می‌شود که حالتان هم بد شود. مطمئنا دوست ندارید که کارکنان و مراجعین هم چنین احساسی داشته باشند.
یک صندلی کنفرانس خوب برای برگزاری یک جلسه موثر و خوب ضروری است. با پرسیدن سوالات زیر از خودتان می‌توانید خیلی راحت‌تر صندلی اتاق کنفرانس مناسب برای دفتر کارتان انتخاب کنید.
- این صندلی‌ها فقط توسط کارمندان شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند یا مشتری‌ها نیز به آنها دسترسی خواهند داشت؟
- چند نفر می‌توانند به صورت راحت در اتاق کنفرانس جای بگیرند؟
- از اتاق کنفرانس برای چه کارهایی استفاده می‌شود؟
- هر جلسه معمولا چه مدت زمانی طول می‌کشد؟
- آیا لازم است که صندلی‌ها را به صورت مرتب جابه‌جا شوند؟
چنین سوالاتی می‌توانند به شما کمک کنند که بهترین صندلی ممکن را انتخاب کنید تا کارمندان شما احساس راحت‌تری در طول جلسه داشته باشند.
میز کنفرانس
هر دفتر کاری به یک میز کنفرانس نیاز دارد. معمولا بهترین ایده‌ها برای هر کسب و کاری در زمان برگزاری جلسه و در اتاق کنفرانس به ذهن افراد می‌رسد.
باید گفت انتخاب این میز کار خیلی راحتی نیست. شما باید قبل خرید فاکتورهای مختلفی مثل قیمت میز کنفرانس را در نظر بگیرید. علاوه بر قیمت، عوامل دیگری در انتخاب شما تاثیرگذار هستند که در ادامه به مرور آنها خواهیم پرداخت.
شکل میز کنفرانس
شکل کلی میز، یک عامل اصلی و مهم در هنگام خرید میز کنفرانس است.
میزهای اداری گرد و بیضی، برای فضاهایی نه چندان بزرگ مناسب نیستند. برای مثال نمی‌توانید از این میزها در دفترهای شخصی و کوچک استفاده کنید. این میزها مناسب دفاتر کار بزرگی هستند که اتاق کنفرانس آنها، میزبان بیش از 20 نفر است.
در سوی مقابل اما میزهای مربعی برای فضاهای کوچک مناسب هستند. این میزها فضای کار بیشتری نسبت به میزهای گرد در اختیار افراد قرار می‌دهند. بسته به فضایی که در اختیار دارید و نوع پایه‌های میز کنفرانس خودتان می‌توانید چند میز مربعی مختلف را هم به یکدیگر بچسبانید تا یک میز مستطیلی بزرگتر داشته باشید یا مستقیم سراغ خرید میز کنفرانس مستطیلی بروید.
میزهای مستطیلی برای اتاق‌های کنفرانس بزرگ و رسمی مناسب هستند. این میزها در ابعاد مختلفی موجود هستند و می‌توانید بسته به اندازه اتاق کنفرانس خودتان از یک میز مناسب استفاده کنید. در مجموع، متداول‌ترین شکل برای میزهای کنفرانس، همین مستطیل است.
ابعاد میز کنفرانس
ابعاد استاندارد میز کنفرانس یک فاکتور مهم برای انتخاب میز است. به عنوان یک قانون کلی، حداقل ۹۰ سانتی‌متر فضا باید در اطراف میز کنفرانس وجود داشته باشد تا افراد بتوانند به راحتی در اطراف آن جابه‌جا شوند و سر جای خودشان بنشینند. همچنین در صورتی که در اتاق کنفرانس خودتان وسایل دیگری مثل کمد دارید هم باید فاصله ۹۰ سانتی‌متری را از این تجهیزات محاسبه کنید نه از دیوار تا میز.
دیگر تجهیزات ضروری اتاق کنفرانس
گفتیم که میز و صندلی کنفرانس، مهم‌ترین تجهیزات حاضر در اتاق کنفرانس هستند اما در کنار آنها، تجهیزات و لوازم زیادی مانند کتابخانه اداری باید تهیه شود تا یک جلسه خوب در اتاق کنفرانس تشکیل شود. در ادامه یک نمونه لیست تجهیزات اداری را ذکر کرده‌ایم.
تجهیزات نوشتاری
در طول جلسه ممکن است نیاز باشد چیزی بنویسید و یا نکته‌ای را به صورت تصویری نمایش دهید. در این صورت وجود تخته وایت‌برد به همراه ماژیک ضروری خواهد بود. قبل از جلسه مطمئن شوید که ماژیک به اندازه کافی وجود دارد و تمامی ماژیک‌ها نیز از کیفیت کافی برخوردار هستند.
همچنین ممکن است برخی شرکت‌کننده‌ها خودکار و کاغذ با خودشان نیاورده باشند. عدم توانایی در یادداشت‌برداری باعث می‌شود که خروجی جلسه به صورت کامل تحت تاثیر قرار بگیرد. برای جلوگیری از چنین مواردی باید مقداری کاغذ یادداشت و خودکار به صورت آماده داشته باشید. شما می‌توانید از کاغذهای باطله تکه‌تکه شده، کاغذ پشت چسب‌دار و خودکار در مقابل هر صندلی استفاده کنید.
تجهیزات زیرساختی
وسایل و لوازمی مثل منبع تغذیه، وای‌فای، سوکت برق، آداپتور و کابل تحت عنوان تجهیزات زیرساختی شناخته می‌شود. تمامی جلسات به وای‌فای و اینترنت نیاز دارند. به همین دلیل لازم است کابل شبکه و روتر وایرلس را از قبل آماده کنید تا بتوانید جلساتی موثر و بهینه برگزار کنید. استفاده از پریزهایی که می‌توانید چند نوع دوشاخه مختلف را به آن وصل کنید نیز توصیه می‌شود. همچنین چند کابل سیار آماده نیز داشته باشید تا در صورت نیاز افراد بتوانند لپ‌تاپ خودشان را به شارژ بزنند.
تجهیزات صوتی تصویری
تجهیزات صوتی تصویری برای هر اتاق کنفرانسی ضروری هستند. در اطراف اتاق از اسپیکرهای با کیفیت استفاده کنید تا در زمان پخش کلیپ‌های صوتی و تصویری همه بتوانند صدای آن را بشنوند. صدا و تصویر تمامی تجهیزات را قبل از هر جلسه چک کنید و مطمئن شوید که خروجی شفاف و واضحی دارید. متن‌های نمایش داده شده روی مانیتور باید از دورترین فاصله ممکن قابل خواندن باشد و صدا نیز باید به راحتی تا آخر اتاق برسد.
در صورتی که به صورت معمول جلسات آنلاین برگزار می‌کنید هم بهتر است چند میکروفون در قسمت‌های مختلف میز کنفرانس داشته باشید تا صدای تمامی کارکنان شما با کیفیت بالا منتقل شود. کیفیت پایین صدا و تصویر به هیچ عنوان نباید جلسات شما را تحت تاثیر قرار دهد. به همین خاطر مطمئن شوید که تمامی تجهیزات صوتی و تصویری شما از کیفیت لازم برخوردار هستند.
جمع‌بندی
با استفاده از این چک‌لیست شما می‌توانید به راحتی اتاق کنفرانس دفتر کار خودتان را با هر متراژی تجهیز کنید و تمامی وسایلی که ممکن است برای تجهیز این اتاق نیاز داشته باشید را داخل آن قرار دهید. در صورتی که در مورد هر کدام از این تجهیزات یا قیمت صندلی کنفرانس و میز کنفرانس سوالی دارید، از طریق قسمت نظرات همین مطلب با ما در ارتباط باشید. کارشناسان الوند آماده‌اند به تمامی سوالات شما در مورد تجهیز اتاق کنفرانس پاسخ دهند.
