ساختمان‌های اداری باید متناسب با اصول و استانداردهایی ساخته شوند، به‌گونه‌ای که فضای کافی برای فعالیت هر شخص فراهم شود. هر فردی در محل کار خود به یک فضای کافی و استاندارد برای انجام کارهایش نیاز دارد که این فضا ممکن است متناسب با نوع کار شخص و وسایل مورد نیاز او متفاوت باشد. به منظور افزایش بازده کاری در یک اداره یا سازمان، لازم است که فضای کاری متناسب با فعالیت‌هایی باشد که در آنجا انجام می‌گیرد. اهمیت بالای استاندارد فضای اداری بر هر فرد دلیلی است برای اینکه ما در این مقاله در مورد اصول و ضوابط آن و حداقل فضای لازم برای کارمندان صحبت کنیم.
استاندارد فضای اداری
یک فضای کاری استاندارد باعث بهبود بهره‌وری می‌شود و همچنین سلامت روان و افزایش خلاقیت کارکنان را به دنبال دارد. شاید استانداردهایی که در یک فضای اداری رعایت می‌شود کاملاً ملموس نباشد، اما احساس راحتی را در کارمندان ایجاد می‌کند و باعث می‌شود که آن‌ها از کار کردن در این فضا لذت کافی ببرند.
به‌خصوص در سازمان‌ها و اداراتی که کارهای سخت بر روی دوش کارکنان قرار دارد، استانداردسازی فضا می‌تواند از بروز بسیاری از مشکلات برای کارمندان جلوگیری کند.
مدل‌های مختلفی برای استانداردهای فضای اداری تعریف شده که مهم‌ترین آن‌ها استانداردسازی ایزو نام دارد. بر اساس این استاندارد، قوانین فضای کاری که باید رعایت شوند به صورت زیر است:
- حداقل مقدار فضای اداری برای هر نفر برابر با 11 مترمکعب در نظر گرفته شده است. توجه کنید که این مقدار حداقلی است، زیرا بعد از چیدمان وسایل و تجهیزات، این فضا برای فعالیت کارمند کافی نخواهد بود.
- اگر افرادی به صورت همزمان در یک اتاق کار می‌کنند، لازم است که تعداد آن‌ها با اندازه و نقشه اتاق و تجهیزاتی مانند مبلمان، متناسب باشد.
- ارتفاع اتاق در مقایسه با کل آن باید مناسب باشد؛ به‌خصوص برای اتاق‌هایی که فرد بیشتر وقت خود را در آنجا می‌گذراند. در این حالت دسترسی به محل اختصاصی آن‌ها ایمن‌تر است.
- مساحت فضای اتاق کار خالی بر تعداد کارمندان تقسیم می‌شود که در این حالت حداقل فضا برای هر نفر باید اندازه‌ای برابر با 11 مترمکعب داشته باشد.
- در ساختمان‌های قدیمی که ارتفاع از سقف تا کف کم است، باید موانع مشخص شود.
- زمانی که فضای اتاق برای هر کارمند محاسبه می‌شود، باید کل اتاق یا قسمتی از آن که بیشتر از 3 متر بلندی دارد، همان 3 متر در نظر گرفته شود.
- ایزو 6385 اعلام می‌کند که با رعایت اصول ارگونومی برای طراحی فضای اداری می‌توان شرایط راحت‌تر و بهتری را برای حضور کارکنان فراهم کرد.
استاندارد سرانه فضای اداری برای هر نفر
پارامترهای مختلفی در تعیین استاندارد فضای اداری بر هر فرد تأثیرگذار هستند و لازم است که در هر سازمان یا اداره‌ای، طراحی فضا بر اساس این استانداردها صورت بگیرد.
اگر قوانین و ضوابط در چیدمان و طراحی فضای اداری رعایت نشود، می‌تواند رفت‌وآمد کارمندان و انجام فعالیت‌های آن‌ها را مختل کند؛ به طوری که آن‌ها بعد از مدتی احساس خستگی دارند و دیگر تمایلی به انجام فعالیت‌های خود به شکل صحیح نخواهند داشت.
بر اساس استانداردهای بین‌المللی فضای مورد نیاز برای هر نفر در اداره به صورت زیر است:
نکته: ابعادی که در این قسمت بیان شده، یک مقدار حداقلی است و با توجه به اهداف هر سازمانی می‌تواند متفاوت باشد.
- مساحت 9 مترمربع
- ارتفاع 7 متر
- مساحت برای هر نفر حداقل 5 مترمربع
تقسیم‌بندی فضای 5 مترمربع برای هر کارمند به صورت زیر انجام می‌شود:
- فضای نشستن و انجام فعالیت‌های دفتری: 4 مترمربع
- فضا برای صندلی مراجعه‌کننده‌ها: 5 مترمربع
- فضا برای کمد فایل‌ها: 1 مترمربع
بررسی استانداردهای فضای کاری در هر یک از انواع دفتر کار
با توجه به فعالیت سازمان، دفترهای کاری در مدل‌های متفاوت طراحی می‌شوند. استاندارد فضای اداری بر هر فرد و حداقل فضا، از نوع دفتر کار تأثیر می‌پذیرد. در ادامه انواع دفاتر کاری و استاندارد فضاهای آن‌ها آورده شده است:
-
دفتر پلان باز
این دفترها یک فضای بزرگ و باز را شامل می‌شوند که درون آن‌ها هیچ‌گونه تقسیم‌بندی وجود ندارد. دفترهای پلان باز برای فعالیت گروه‌های بزرگی مناسب هستند که برای انجام کارهای خود نیازی به تمرکز بالا ندارند.
-
دفتر با پلان سلولی
در این نوع دفترها ما شاهد تقسیم‌بندی فضا به بخش‌های انفرادی و کوچک‌تر هستیم. مشاغلی که در آن‌ها نیازی به تعامل کارمندان با یکدیگر و همین‌طور تبادل اطلاعات نباشد، دفاتر با پلان سلولی اجرا می‌شود.
در این نوع دفاتر برای ایجاد اتاق‌های جداگانه، از پارتیشن‌بندی فضا استفاده می‌کنند.
-
دفتر گروهی
برای مشاغلی که تعداد کارمندان زیاد است و باید کار گروهی انجام دهند، از دفاتر گروهی استفاده می‌شود. گروه‌های خلاق با جلسات طوفان فکری در این نوع دفاتر فعالیت می‌کنند تا تنها روی کار خود تمرکز داشته و از افراد متفرقه دور باشند. در دکوراسیون‌های این دفاتر از یکی از انواع میز کار گروهی استفاده می شود. اگر به این دسته از میزها علاقمندید، میتوانید به مطلب دیگر ما با عنوان میز کارگروهی چیست مراجعه کنید.
-
دفتر فعالیت محور
دفاتر فعالیت محور برای فعالیت‌های کاری گوناگون و ایجاد فرصت‌های متنوع مناسب است. در این فضای کاری، کارمندان می‌توانند بسته به نوع وظیفه خود، محل کارشان را در طول روز جابه‌جا کنند.
استاندارد فضای اداری برای قسمت‌های مشاع
به غیر از فضاهای اختصاصی برای کارمندان یک اداره، بخش‌هایی نیز وجود دارند که در طول روز، افراد در آن‌ها با یکدیگر در تعامل هستند و به عبارت دیگر مشاع است.
برای مثال راهروها، سرویس بهداشتی، اتاق کنفرانس و موارد دیگر، قسمت‌های مشاع یک اداره را شامل می‌شوند. استاندارد فضای اداری برای قسمت‌های مشاع به صورت زیر تعیین شده است:
- در فضای ملاقات در پلان بسته برای هر نفر 2 مترمربع فضا اختصاص داده می‌شود.
- فضای ملاقات کارمندان با افراد ایستاده برای هر نفر برابر با 1 مترمربع تعیین شده است.
- فضای ملاقات در پلان باز برابر هر نفر 5 مترمربع است.
- فضای اختصاص داده‌شده با وجود مبلمان و وسایل اداری، برای هر نفر برابر با 3 مترمربع است.
علاوه بر این در یک سازمان، فضاهایی هم باید برای انجام امور دیگر اختصاص داده شوند. این فضاها شامل موارد زیر می‌شوند:
- اتاق کپی
- اتاق استراحت
- کمدهای شخصی
- بایگانی
- اتاق انتظار
- انبار
- راهروها
- فضای رفت‌وآمد
- بوفه
جمع‌بندی
با رعایت استاندارد فضای اداری بر هر فرد می‌توان محیط کاری را برای کارمندان به فضایی دل‌چسب و ایده‌آل تبدیل کرد تا از خستگی و فرسودگی آن‌ها در حین انجام کار به‌خصوص فعالیت‌های حرفه‌ای و سنگین، جلوگیری شود. بسته به نوع فعالیت، دفاتر اداری با فضاهای متفاوتی وجود دارند که در هرکدام باید استانداردها و اصول خاصی برای چیدمان اجزای مبلمان اداری و اختصاص دادن فضا به هر فرد رعایت شود.
ما در این مقاله، این دفاتر را معرفی کردیم و همین‌طور نحوه استانداردسازی بخش‌های مختلف یک اداره به خصوص قسمت‌های مشاع آن نیز مورد بررسی قرار دادیم، و در خرید مبلمان اداری شما را راهنمایی کردهایم.
