فایل‌های اداری یکی از وسایل ثابت و مهم برای هر اداره‌ای به شمار می‌روند و با وجود پیشرفت تکنولوژی و استفاده گسترده از رایانه‌ها در سازمان‌های مختلف، لازم است تا قسمتی از محل کار را به فایلینگ‌ها اختصاص دهند. کاربرد فایلینگ اداری به منظور نظم بخشیدن و بایگانی کردن صحیح پرونده‌ها، دلیلی برای نصب و راه‌اندازی آن در تمامی محیط‌های کاری است. با وجود اینکه امکان ثبت فایل‌ها به صورت آنلاین و درون سیستم وجود دارد، اما برخی از مشاغل به‌ویژه در بخش حسابداری نیاز دارند تا پرونده‌های مهم خود را بایگانی کنند. اگر نمی‌دانید فایل اداری چیست و با کاربردهای آن آشنا نیستید، بهتر است تا انتهای این مطلب، همراه ما باشید.
فایل اداری چیست؟
فایلینگ بخشی از مبلمان اداری مورد نیاز هر فعالیتی محسوب می‌شود و با هدف برقراری نظم و دسترسی راحت و سریع به پرونده‌ها و اسناد مهم، مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته بخش زیادی از مسئولیت ذخیره‌سازی فایل‌ها بر عهده رایانه‌ها و حافظه‌های ذخیره‌ساز قرار دارد؛ اما لزوم استفاده از اسناد و مدارک کاغذی را نمی‌توان نادیده گرفت. اهمیت بالای نگهداری فایل‌های مهم، دلیلی برای تهیه فایلینگ‌های مخصوص در هر شرکتی است. البته در سازمان‌ها، فایلینگ اداری با نام‌های دیگری مانند کشوی زونکن یا کشوی پرونده شناخته می‌شود. شاید برایتان سؤال باشد که شکل ظاهر فایل اداری چیست؟ فایلینگ‌ها به صورت کمدها یا کشوهایی هستند که برای نگهداری اسناد، قفسه‌بندی‌های مشخصی را شامل می‌شوند.
ویژگی‌های فایل اداری
فایل‌های اداری یکی از اجزای مبلمان اداری است که بسته به کاربری مورد نظر، ویژگی‌های مربوط به خود را دارند. ذخیره‌سازی اسناد، جزء مهم‌ترین کاربرد فایلینگ اداری به حساب می‌آید که با توجه به این کاربرد می‌توانند تنوع زیادی داشته باشند. از مهم‌ترین ویژگی‌های فایل اداری که باید موقع خرید آن‌ها را در نظر داشته باشید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
امنیت
برخی از اسناد و مدارک محرمانه هستند و شما نیاز دارید تا آن‌ها را از دسترس افراد، دور نگه دارید. در این حالت فایل اداری دارای قفل می‌تواند مکان مناسبی برای فراهم کردن امنیت مدارک مورد نظر شما باشد. البته تمام فایل‌های اداری دارای قفل نیستند و اگر مسئله امنیت برایتان اهمیت دارد حتماً باید به این نکته توجه کنید.
-
مقاوم در برابر آتش
شاید مدارک شما به قدری حساس باشند که باید از آن‌ها در برابر نفوذ آب و یا آتش‌سوزی محافظت کنید. در این حالت به ویژگی ایمن بودن در برابر آتش و رطوبت حتماً توجه داشته باشید.
-
ابعاد فایل اداری
مهم‌ترین ویژگی فایل‌های اداری، ابعاد آن‌ها است که شما با توجه به کاربری مدنظر خود باید به دنبال فایلینگ با ابعاد مناسب باشید. برای مثال ممکن است اجازه تا کردن اسناد را نداشته باشید و باید آن‌ها را کاملاً صاف در جای خود بگذارید؛ در این حالت توجه به ابعاد فایل اداری اهمیت دارد. مسئله دیگری که باید در نظر بگیرید، تعداد اسنادی است که نیاز به ذخیره‌سازی دارند. برای مثال آیا همیشه تعداد ثابتی از مدارک را نگهداری می‌کنید یا هرچند وقت یک بار به تعداد آن‌ها اضافه می‌شود. همچنین بایستی اندازه محلی که قرار است کمد بایگانی در آن قرار بگیرد را نیز در نظر داشته باشید.
-
زیبایی
بحث زیبایی برای اغلب شرکت‌ها اهمیت دارد. برای مثال اگر سبک دکوراسیون اداره شما مدرن باشد، باید به دنبال فایل اداری مدرن باشید تا تعادل و هماهنگی در کل محیط کاری رعایت شود. در این حالت، زیبایی فایل اداری مهم است؛ اما گاهی شما نمی‌خواهید برای تهیه فایلینگ‌ها هزینه زیادی کنید و از طرفی یک اتاق جداگانه برای قرار دادن فایل‌های اداری در نظر گرفته‌اید که در دیدرس دیگران قرار ندارد. در این حالت شاید بحث زیبایی فایل‌ها چندان اهمیت نداشته باشد.
-
اسلاید کشو
با کمک اسلاید کشو، می‌توان کشوها را به راحتی باز و بسته کرد. توجه کنید که پر کردن بیش از اندازه کشو می‌تواند به این سرسره‌ها آسیب برساند.
-
وزنه‌های تعادلی
وزنه‌های تعادلی کمک می‌کنند تا هنگام باز و بسته کردن کشوهای فایلینگ، تعادل برقرار شود. برای مثال اگر کشوی اول بیش از اندازه پر باشد و ناگهان شما آن را بکشید، بدون وجود وزنه‌ها، به راحتی تعادل فایل به هم می‌خورد. این ویژگی مهم، از آسیب رسیدن به اسناد، جلوگیری می‌کند.
انواع فایل اداری
حال که متوجه شدیم فایل اداری چیست و چه کاربردی دارد، لازم است تا با انواع مختلف آن آشنا شویم. در بخش قبلی گفتیم که فایلینگ‌ها می‌توانند متنوع باشند. آن‌ها بر اساس مدلشان در دسته‌بندی‌های زیر قرار می‌گیرند:
فایل اداری مسطح
این نوع فایل اداری از کشوهای مسطح و با عمق کم تشکیل شده است که برای فایل‌هایی با اندازه‌های نامتناسب و عجیب مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر کمیت برایتان اهمیت دارد، فایل اداری مسطح گزینه مناسبی نخواهد بود.
فایل اداری عمودی
اگر دفتر کار شما کوچک است و حتماً نیاز دارید تا یک فایلینگ اداری تهیه کنید، فایل اداری عمودی گزینه مناسبی محسوب می‌شود؛ زیرا قسمت کمی از دیوار را اشغال می‌کند. این نوع فایل اداری می‌تواند تعداد کشوی زیادی را شامل شود. زمانی که نیاز باشد که پوشه‌ها را بر اساس حروف مرتب کنند، فایل‌ها را از سمت جلو به عقب کشو قرار می‌دهند.
فایل اداری جانبی
کاربرد فایلینگ اداری جانبی در فضاهای کاری بزرگ است. این نوع فایل‌های اداری به اندازه کافی بزرگ هستند تا شما هر تعداد مدارک مورد نظر خود را در آن‌ها جای دهید. کابینت‌های جانبی برای نگهداری پوشه‌های آویز در اندازه قانونی و حروف نیز مناسب هستند. ایمنی این فایل‌ها در برابر انحراف به شما اجازه می‌دهد تا کشوها را به راحتی تا انتها به سمت خود بکشید، به طوری که باعث جدایی فایل از دیوار نشود.
فایل اداری قفسه باز
فایل‌های قفسه باز شبیه به کتابخانه‌ها هستند که برای نگهداری اسناد غیرمحرمانه گزینه مناسبی محسوب می‌شوند. در این حالت، دیگر کشویی در کار نیست و شما تنها باید پوشه‌ها و مدارک خود را درون قفسه‌ها بگذارید. حتی اگر فضای اضافی وجود داشته باشد، امکان قرار دادن کتاب‌ها برایتان فراهم می‌شود.
فایل اداری سیار
برای اداره‌هایی که نیاز دارند تا فایل‌های اداری مدام جابه‌جا شوند و همراه افراد از قسمتی به قسمت دیگر بروند، استفاده از فایل‌های سیار توصیه می‌شود. البته فایل‌های سیار کوچک هستند تا جابه‌جایی آن‌ها راحت باشد.
انواع فایل اداری ار نظر جنس
تقسیم‌بندی فایل‌های اداری بر اساس جنس برای انواع سبک دکوراسیون اداری نیز به صورت زیر است:
فایلینگ اداری چوبی
اگر در کنار کاربرد فایلینگ اداری مدنظرتان، زیبایی نیز برایتان مهم است، فایل اداری چوبی می‌تواند نیاز شما را برطرف کند؛ اما این نوع فایل اداری دیگر در برابر سرقت یا آتش‌سوزی مقاوم نخواهد بود. از طرفی، برای خرید فایل‌های چوبی باید هزینه زیادی صرف کنید.
فایل اداری با روکش لمینت
در صورتی که به دنبال صرف هزینه‌های کمی هستید، اما ظاهر فایل نیز برایتان مهم است و نمی‌خواهید چیزی از زیبایی نمونه‌های چوبی کم داشته باشد، فایل‌های با روکش لمینت یا روکش چوب برای شما توصیه می‌شوند. این نوع فایل‌ها از زیبایی مدلهای چوبی بهره برده‌اند.
فایل اداری پلاستیکی
امنیت، زیبایی و مقاومت در برابر آتش‌سوزی برای فایل‌های اداری پلاستیکی دیده نمی‌‌شود؛ اما سبکی و قیمت مناسب این فایل‌ها می‌تواند نیاز شما را برآورده کند. البته انتظار پایداری فایل‌های پلاستیکی در مدت‌زمان طولانی را نداشته باشید.
سخن آخر
ما در این مقاله سعی کردیم تا به طور کامل توضیح دهیم، فایل اداری چیست و چه لزومی دارد آن را برای شرکت خود تهیه کنید؟ بر اساس آنچه در مورد کاربرد فایلینگ اداری گفتیم، تمام اداره‌ها با هر نوع فعالیتی برای ذخیره‌سازی فیزیکی تمام اسناد، طرح‌ها، نامه‌ها و هر مدرک مهمی که مدنظر دارند لازم است تا خرید فایل اداری را انجام دهید. اینکه شما باید کدام‌یک از انواع فایل اداری که در این مقاله معرفی کردیم را تهیه نمایید، کاملا بستگی به نوع فعالیت شما و موارد مورد نظرتان دارد.
