طراحی دفترکار یک موضوع کاملا تخصصی است. مساحت دفتر کار، هویت کسب‌و‌کار و نیازهایی که یک بیزینس و کارمندان آن دارند، از جمله عواملی هستند که بر روی نوع طراحی دفتر کار اثرگذارند. ارتباط کاملا مستقیمی بین رعایت اصول طراحی دفتر کار و نتیجه نهایی که کسب می‌کنید، وجود دارد. نکته بسیار مهم این است که طراحی هیچ دفتر کاری نباید مثل دفترهای دیگر باشد و باید براساس نیازهای همان مجموعه صورت پذیرد.
کارکنان باید از انگیزه کافی برای کار کردن بهره‌مند باشند و تمامی مواردی که نیاز دارند را در اختیار داشته باشند تا بتوانند بهترین عملکرد خودشان را به نمایش بگذارند. مالکین کسب‌و‌کار نیز باید فضاهای لازم برای ارتباط با دیگر کارکنان، حفظ حریم شخصی و تمرکز را برای آن‌ها فراهم نمایند.
گفتیم که طراحی یک دفتر کار نباید لزوما مشابه یک دفتر دیگر باشد اما با این وجود، اصول طراحی محیط اداری برای اکثر کسب‌و‌کارها یکسان است. اینکه چطور فضاهای مختلف را مدیریت می‌کنید، از چه رنگ‌هایی برای فضاهای داخلی استفاده می‌کنید، میزان استفاده از نور در چه حدی است و… مواردی هستند که برای عموم فضاهای اداری یکسان هستند. برای آشنایی با این اصول، حتما این مقاله از مجله مبلمان الوند را مطالعه کنید.
چرا طراحی دفتر کار مهم است؟
بدون شک، کیفیت طراحی دفتر کار از اهمیت بسیار بالایی در موفقیت کسب‌و‌کارها برخوردار است.
شرکت‌های بزرگ دنیا توجه ویژه‌ای به طراحی فضای کار خودشان می‌کنند و تمام تلاش خودشان را به کار می‌گیرند تا دفتر کار به فضای بهتری تبدیل شود. این شرکت‌ها مبالغ قابل توجهی را صرف تحقیق برای طراحی دفتر کار می‌کنند تا به بهترین شکل بتوانند بهره‌وری کارکنان را افزایش دهند. تحقیقات علمی ثابت کرده است که میزان بهره‌وری کارکنان به صورت مستقیم با وضعیت ذهنی آن‌ها در ارتباط است. در این میان، عوامل خارجی متعددی روی وضعیت ذهنی و حال یک فرد تاثیرگذار است.
در بین این عوامل، محیط اطراف یکی از مهمترین فاکتورهای خارجی است که روی میزان استرس و نحوه تفکر افراد تاثیر می‌گذارد. اگر ساعت‌ها وقت خودتان را در یک مکان شلوغ و نامنظم بگذرانید، مطمئنا زودتر و بیشتر خسته می‌شوید. در سوی مقابل، اگر فضا طراحی مناسب و منظمی داشته باشد، تاثیر آن روی کاهش میزان استرس خودتان را به وضوح خواهید دید.
هرچقدر که سطح استرس کارکنان کمتر باشد، نشاط و پویایی آن‌ها بیشتر خواهد شد. طراحی صحیح و اصولی محیط اداری، باعث آرامش کارکنان خواهد شد و میزان بهره‌وری کلی شرکت را هم افزایش می‌دهد. همچنین زمانی که دفتر کار به درستی طراحی شده باشد، زمان کمتری برای پیدا کردن وسایل مهم از کارکنان می‌گیرد و باعث می‌شود که تمرکز بیشتری داشته باشند.
طراحی صحیح محیط کار، مزایای دیگری هم علاوه بر ارتقاء بهره‌وری دارد. مثلا کارکنان می‌توانند خلاقیت بیشتری از خود بروز دهند و به همین دلیل نتایج بهتری هم به دست بیاورند. ایده‌های جدید در ذهن‌هایی
در کنار کارکنان، مشتری‌ها نیز یکی از مهمترین ذینفعان هر کسبوکاری هستند که رضایتمندی آن‌ها، باعث رشد کسب و کار می‌شود. فراموش نکنید که یکی از اولین چیزهایی که مشتری‌های شما می‌بینند، فضای کار شما است. اولین برخورد مشتری با شما می‌تواند تاثیر چشمگیری روی روابط مشتری-فروشنده داشته باشد.
برای طراحی فضای کار باید به فضاهای مختلف مثل اتاق انتظار، اتاق جلسات و… توجه داشته باشید. بهتر است که حداقل یک اتاق کنفرانس عمومی و یک اتاق کنفرانس برای مشتری‌های ویژه داشته باشید. این بخش‌ها به عنوان ویترین شرکت شما شناخته می‌شوند و به همین دلیل باید توجه ویژه‌ای به اصول دکوراسیون اداری آن‌ها داشته باشید. در ادامه بیشتر با این مبحث آشنا می‌شویم.
توجه داشته باشید که در طراحی، حتما باید به سبک معماری داخلی توجه داشته باشید. اگر دفتر کار شما کلاسیک است، باید تمام اصول معماری کلاسیک را مو به مو رعایت کنید. در سمت مقابل اگر تمایل به راه‌اندازی دفتر کار مدرن دارید، حتما باید به اصول مدرنیزم پایبند باشید. برای مطالعه بیشتر درباره معماری مدرن، مقاله اصول دکوراسیون اداری مدرن را مطالعه کنید.
اصول دکوراسیون اداری
اصول دکوراسیون اداری چیزی فراتر از نحوه چیدمان مبلمان و وسایل در فضا است. این اصول یک فرآیند استراتژیک است که شامل درک اهداف، نیازها و علایق افرادی است که در دفتر شما کار یا به آن مراجعه می‌کنند. علاوه بر این شما باید فرهنگ، ارزش‌ها و دیدگاه کسب‌و‌کار به آینده را هم در نظر داشته باشید.
همان‌طور که گفته شد، رعایت اصول طراحی داخلی اداری می‌تواند نقش بسیار مهمی روی بهره‌وری، خلاقیت، سلامتی و رضایت کاری کارکنان یک کسب‌و‌کار داشته باشد. این موضوع شهرت و عملکرد شرکت شما را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد.
برخی از مهمترین اصول دکوراسیون اداری که باید در تمام مراحل طراحی تا اجرا در نظر داشته باشید به شرح زیر هستند.
مدیریت فضاها در دفتر کار
به جرات می‌توان گفت که مهمترین اصل از اصول طراحی دفتر کار، مدیریت فضا و توجه به کلیه فضاهای موجود است. اینکه چطور از فضاهای مختلف استفاده می‌کنید تاثیر چشمگیری روی ارتباطات و تعاملات روزمره کارکنان بخش‌های مختلف دارد.
در دنیای امروز، اکثر کسب‌و‌کارها فضای محدودی در اختیار دارند و برای اینکه بتوانید از این فضا به بهترین نحو ممکن استفاده کنید، باید برای هرکدام از عناصر دفتر کار هدف مشخصی تعریف کنید. در اکثر مواقع نیازی به افزایش فضا یا جابه‌جایی ندارید و فقط با استفاده بهینه از فضای موجود می‌توانید بخش زیادی از فضاهای موجود را آزاد کنید.
طرح و تم رنگی فضای اداری
رنگ ممکن است اهمیت کمتری نسبت به مدیریت فضا داشته باشد اما یکی از اصول طراحی دفتر کار به شمار می‌رود. رنگ‌ها تاثیر چشمگیری روی کیفیت کار و سلامت روحی کارکنان دارند. استفاده از رنگ‌های گرم مثل زرد، نارنجی و قرمز کمک می‌کند که افراد احساس راحتی یا هیجان داشته باشند. رنگ‌های سردی مثل آبی و سبز هم می‌توانند آرامش کارکنان را افزایش دهند. معمولا در فضاهای کار از پالت رنگ‌های سرد بیشتر استفاده می‌شود. رنگ‌های خنثی مثل سفید و خاکستری هم که بیشترین استفاده را در فضاهای اداری دارند.
علاوه بر تاثیر روحی، رنگ‌ها می‌توانند تاثیر فیزیکی هم داشته باشند. برای مثال رنگ زرد باعث خسته‌شدن چشم کارکنان می‌شود و به همین دلیل بهتر است به صورت لکه‌ای استفاده شود. از طرفی استفاده از رنگ‌های پاستلی و خیلی شاد در دفتر کار شرکت‌هایی که باید ظاهری رسمی داشته باشند، باعث می‌شود که پیام مناسبی به مشتری‌ها فرستاده نشود. به همین دلیل ضروری است که از رنگ‌های مناسب برای فضای کار استفاده کنید تا بتوانید بهترین تاثیر ممکن را روی کارکنان و مشتری‌ها خود داشته باشید.
دسترسی به تجهیزات ضروری در همه فضاها
کارکنان شما برای اینکه بتوانند کارهای خودشان را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، به منابع، تجهیزات و تکنولوژی مناسب نیاز دارند. سیستم‌های قدیمی باعث تلف شدن زمان و کاهش بهره‌وری کارکنان می‌شود. به همین خاطر در صورت امکان باید بتوانید از تجهیزات جدید برای افزایش بهره‌وری کارکنان خودتان در امور روزمره استفاده کنید.
ممکن است نیاز باشد که بخشی از زمان خودتان را به آموزش کارکنان برای استفاده از تجهیزات جدید اختصاص دهید اما این موضوع یک سرمایه‌گذاری با ارزش برای آینده خواهد بود. کارکنان شما باید بتوانند در فضای کار اختصاصی خودشان، اتاق جلسات یا حتی اتاق استراحت به تجهیزاتی که نیاز دارند به سادگی دسترسی داشته باشند.
نورپردازی در دفاتر کار
یکی دیگر از مهمترین اصول طراحی محیط اداری، نورپردازی آن است. کار کردن در محیط‌های تاریک، تاثیری منفی روی انگیزه کارکنان شما دارد. استفاده از نور طبیعی، یکی از بهترین روش‌ها برای بهبود حال روحی افراد است. قرار گرفتن در معرض نور طبیعی به جای نور مصنوعی باعث کاهش خستگی چشم و سردرد خواهد شد. دیگر مزیت نورپردازی مناسب این است که باعث می‌شود تا فضای دفتر کار شما بزرگ‌تر به نظر برسد. نکته‌ای که برای دفاتر کار متراژ پایین یک اصل طلایی به شمار می‌رود.
استفاده از نور طبیعی در کنار رنگ‌های سرد مثل سبز و آبی می‌تواند یک اتمسفر آرامش‌بخش در فضای کار شما ایجاد کند. به شما پیشنهاد می‌کنیم برخی اتاق‌ها را با استفاده از این رنگ‌ها طراحی کنید. در این صورت فضای جالب توجهی برای استراحت کارمندان خواهید داشت. استفاده بیشتر از نور طبیعی نیز به صرفه‌جویی در مصرف انرژی و هزینه های نگهداری دفتر کار شما کمک می‌کند.
راهنمای انتخاب سبک طراحی داخلی اداری
زمانی که صحبت از طراحی داخلی می‌شود، خیلی از افراد تصور می‌کنند که فقط دو سبک طراحی مدرن و کلاسیک وجود دارد. در سال‌های اخیر، طراحان و معماران با استفاده از سبک‌های تلفیقی یا احیای سبک‌های فراموش‌شده، دست به طراحی‌های نوآورانه‌ای زده‌اند و فضاهای اداری دلنشینی را به وجود آورده‌اند.
یکی از مهمترین معیارهایی که برای انتخاب سبک طراحی داخلی دفتر کار باید در نظر داشته باشید، کاربری شرکت است. برای مثال اگر شرکت شما در زمینه تولید و عرضه فرش فعالیت دارد، می‌توانید از سبک طراحی ایرانی-اسلامی استفاده کنید.
معیار مهم دیگر، متراژ فضای موردنظر است. هرچقدر که فضای در اختیار شما بیشتر باشد، امکان مانور بیشتری خواهید داشت. در این صورت می‌توانید با توجه به متراژ بالا، برای طراحی نورپردازی، چیدمان اداری، محل قرارگیری میز کانتر پذیرش، کتابخانه، پارتیشن اداری، فضای استراحت و… راحت‌تر تصمیم بگیرید.
در نهایت باید به میزان بودجه‌ای که در اختیار دارید و نیازهای خودتان نیز توجه کنید. شما می‌توانید طراحی دفتر کار خودتان را براساس معماری شرقی، معماری کلاسیک، معماری مدرن یا معماری سنتی و یا تلفیقی از چند سبک مختلف انجام دهید. نکته‌ای که در زمان طراحی دکوراسیون اداری باید به آن توجه کنید، این است که بهره‌وری و کارایی نباید به هیچ عنوان قربانی زیبایی شود.
در ادامه برخی از پرکاربردترین سبک‌های طراحی فضای اداری را با هم بررسی خواهیم کرد:
- سبک طراحی کلاسیک: این سبک یکی از قدیمی‌ترین و با سابقه‌ترین متدهایی است که از دیرباز موردتوجه طراحان و معماران قرار گرفته است. طراحان داخلی در سال‌های اخیر با تلفیق سبک طراحی کلاسیک با سبک‌های دیگر، آثار خلاقانه زیادی را معرفی کرده‌اند. از ویژگی‌های سبک کلاسیک می‌توان به استفاده از تزئینات مجلل، استفاده از رنگ‌های تیره در کف، مبلمان کلاسیک شیک به همراه منبت‌کاری و همین‌طور رنگ‌هایی مثل کرم و قهوه‌ای اشاره کرد. این سبک طراحی بیشتر نشان‌دهنده حس قدرت و تجمل‌گرایی است و استفاده از آن در طراحی داخلی باعث ایجاد فضایی رسمی و فاخر خواهد شد.
اگر علاقه‌مند به سبک کلاسیک در دفتر کار هستید، از شما دعوت می‌کنیم تا مقاله دکوراسیون اداری کلاسیک را مطالعه نمایید.
- سبک طراحی مدرن: در حال حاضر برای طراحی فضاهای اداری بیشتر از سبک طراحی مدرن استفاده می‌شود. این سبک با سادگی و صراحت خود، باعث افزایش روحیه و راحتی کارکنان می‌شود. طراحی مدرن را می‌توانید در کنار دیگر سبک‌های طراحی مثل کلاسیک هم به کار ببرید تا دفتر کار شما میزبان سبک نئوکلاسیک باشد. برای مبلمان مورد استفاده در این فضاها بیشتر از رنگ‌های طوسی، مشکی و سفید به صورت تک‌رنگ استفاده می‌شود و معمولا سعی می‌شود فضایی ساده‌تر طراحی شود. استفاده از گل و گیاه طبیعی نیز در طراحی فضاهای مدرن مرسوم است که باعث افزایش نشاط کارکنان خواهد شد.
- سبک طراحی مینیمال: مینیمال یک کلمه انگلیسی به معنای حداقل است و برای طراحی با استفاده از اصول مینیمال از حداقل‌ها در طراحی استفاده می‌شود. در این نوع طراحی دکوراسیون تلاش می‌شود که تا جای ممکن تمرکز کارکنان فقط روی کار خودشان باشد و به همین دلیل با ایجاد شلوغی در فضا مخالفت می‌شود. در این سبک، از تجملات و پیچ و تاب‌های خاص جلوگیری شده و به همین خاطر یکی از بهترین متدها برای طراحی دکوراسیون داخلی اداری محسوب می‌گردد.
در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر درباره این سبک طراحی دفتر کار، می‌توانید مقاله دکوراسیون مینیمال دفتر اداری را بررسی کنید.
- سبک طراحی اسلامی: این سبک در تمامی کشورهای دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد و محدود به کشورهای اسلامی نیست. از این سبک طراحی می‌توانید هم در معماری داخلی و هم برای معماری کلی ساختمان دفتر کار خودتان استفاده کنید. استفاده از طرح‌های رایج معماری اسلامی مثل طاق و رواق، رنگ‌هایی مثل فیروزه‌ای و زرد، طرح‌های اسلیمی و… از مهمترین شاخصه‌های این سبک طراحی است. تلفیق این سبک با طراحی مدرن هم ظاهر چشم‌نوازی به محیط کار شما می‌بخشد؛ به شرطی که به‌صورت اصولی انجام گیرد.
مهمترین اصول طراحی دفتر کار
خرید تجهیزات اداری تصمیم بسیار مهمی است که می‌تواند روی میزان کارایی کارکنان شما تاثیر داشته باشد. با درنظر گرفتن فاکتورهای زیر در هنگام انتخاب تجهیزات اداری، می‌توانید انتخاب مطلوبی داشته باشید.
- توجه به نوع کار و نحوه انجام آن: شما باید انتخاب تجهیزات اداری مثل میز اداری و صندلی اداری را به شکلی انجام دهید که با نوع و حجم کاری که می‌خواهید انجام دهید سازگاری داشته باشد.
- هزینه خرید و نگهداری تجهیزات: موضوع بعدی هزینه‌ای است که برای خرید و نگهداری تجهیزات ممکن است متحمل شوید. باید تجهیزاتی انتخاب کنید که بالاترین ارزش نسبت به هزینه را داشته باشند. همچنین در زمان انتخاب تجهیزات اداری نباید فقط به هزینه خرید اولیه توجه کنید بلکه باید مواردی مثل نگهداری، تعمیرات، مواد مصرفی و… را هم در نظر داشته باشید.
- کیفیت و ماندگاری تجهیزات: بهتر است تجهیزاتی را انتخاب کنید که قابل اعتماد هستند، طول عمر بالایی دارند و استفاده از آن‌ها نیز رایگان است. با بررسی وبسایت فروشنده می‌توانید نظرات مخاطبین را بخوانید و از مواردی مثل میزان گارانتی، پشتیبانی و… نیز مطمئن شوید. همچنین بهتر است در زمان خرید به ویژگی‌ها و ارگونومی تجهیزات هم توجه داشته باشید.
- فضای موردنیاز برای هر کدام از تجهیزات: نکته دیگری که باید در نظر داشته باشید فضایی است که هر وسیله اشغال می‌کند. وسایل انتخاب شده نباید به شکلی باشند که باعث به‌هم‌ریختگی یا شلوغی فضا شوند. قبل از خرید بهتر است متراژ فضایی که می‌خواهید هر کدام از تجهیزات را قرار دهید در نظر داشته باشید و ابعاد وسایل را هم در سایت فروشگاه موردنظر بررسی کنید. نحوه چیدمان و طراحی دفتر کار و اینکه هرکدام از وسایل چه تاثیری روی جریان کار و زیبایی محیط می‌گذارند هم مورد دیگری است که باید مدنظر قرار بگیرد.
- انتخاب تجهیزات دفتر کار: متناسب با بودجه و فضای در دسترس، باید نسبت به انتخاب و خریداری انواع میز اداری، انواع صندلی اداری و سایر اکسسوری‌های اداری اقدامات لازم را انجام دهید. توجه داشته باشید که برخی از تجهیزات دفتر کار مانند پارتیشن اداری، باید از قبل آماده شوند. بنابراین زمان‌بندی آماده‌سازی و هماهنگی طرح و رنگ آن با دکوراسیون دفتر کار را در نظر داشته باشید.
جمع‌بندی
عناصر متعددی وجود دارند که در زمان طراحی دکوراسیون اداری باید به آن‌ها توجه کنید که مدیریت فضا، انتخاب رنگ و توجه به نورپردازی از مهمترین این عناصر است. فضای کار خودتان را براساس این اصول طراحی کنید تا مطمئن شوید که اصول طراحی دفتر کار را به‌خوبی رعایت کرده‌اید. طراحی دفتر کار باید به شکلی باشد که سود‌دهی دفتر کارتان را بهبود ببخشد و جریان کاری بهینه برای شما ایجاد نماید.
در تمامی مراحی طراحی، اجرا و تجهیز دفتر کار شما، با هر متراژ و برای هر کسبوکاری، مشاورین متخصص شرکت مبلمان اداری الوند همراه شما هستند.
